Mit der MessageSave QuickSave-Funktion können Sie Nachrichten speichern, ohne das Fenster Nachrichten speichern zu öffnen. Die am besten geeigneten Ordner für die aktuell ausgewählte Nachricht werden als QuickSave-Menüelemente in der Dropdown-Liste MessageSave angezeigt. Klicken Sie auf einen dieser Ordner, um die ausgewählte Nachricht darin zu speichern. Microsoft Outlook verwendet Sende-/Empfangsgruppen, um Sende-/Empfangsbefehle für jedes E-Mail-Konto zu konfigurieren. Um die automatische Ausführung des Befehls für ein einzelnes Konto oder für alle Konten zu deaktivieren, ändern Sie die Sende-/Empfangseinstellungen für die entsprechende Gruppe oder Gruppen. Sie können weiterhin “Alle Ordner senden/empfangen” auf der Registerkarte Senden/Empfangen auswählen, wenn dies zum Übermitteln von Nachrichten an den Server oder zum Abrufen von Nachrichten vom Server erforderlich ist. Wenn Sie nicht alle Bilder in empfangenen E-Mail-Nachrichten herunterladen möchten, mit Ausnahme der Bilder in den E-Mail-Nachrichten von sicheren Absendern/Empfängern, sicheren Websites, RSS und mehr, wählen Sie bitte im Abschnitt Sicherheit Nie aus. Oder wählen Sie In Nachrichten von meinen Kontakten aus, damit Outlook für Mac Bilder in E-Mails von Absendern herunterladen kann, deren Adressen sich in Ihrem Adressbuch befinden. Aktivieren Sie optional das Kontrollkästchen Downloads von Websites in dieser Sicherheitszone: Vertrauenswürdige Zone zulassen.

Sie können die Blockierung von Downloads von verknüpften Bildern und anderen externen Inhalten für eine einzelne Nachricht, die von einer vertrauenswürdigen Quelle stammt, aufheben. Es wird empfohlen, in diesem Fall die Namensgebungsoption Nachrichtendatum verwenden zu verwenden, damit Ihre Nachrichten gut organisiert sind und nicht zu viele Nachrichten in einem einzigen Ordner gesammelt werden. In den meisten Fällen, wenn Sie den Planer verwenden, möchten Sie “Nachrichten nicht speichern, die zuvor gespeichert wurden” aktivieren, die sich auf der Registerkarte Verlauf des Fensters Erweiterte Optionen befinden. Andernfalls wird bei jeder Ablaufung des Planers eine neue Kopie jeder Nachricht gespeichert. Wenn Sie die Nachrichtenordner lokal sichern möchten (zusätzlich zu ihrer Aufbewahrung auf dem Server), können Sie ältere Elemente automatisch mit der AutoArchivierung verschieben oder löschen oder die Elemente in eine PST-Datei exportieren, die Sie später nach Bedarf wiederherstellen und durch Importieren verwenden können. Es gibt mehrere Möglichkeiten, MessageSave zum Speichern von Outlook-Nachrichten als einzelne Dateien außerhalb von Outlook zu verwenden. Sie können Nachrichten auf einer lokalen Festplatte, in freigegebenen Netzwerkserverordnern, in Synchronisierungsdiensten wie OneDrive oder Dropbox oder an einem anderen Speicherort des Dateisystems speichern. Sie können MessageSave manuell ausführen oder so konfigurieren, dass Nachrichten automatisch gespeichert werden, ohne dass Sie etwas unternehmen müssen. Wenn Sie Outlook* als E-Mail-Client mit Intel® Smart Connect-Technologie verwenden, müssen Sie möglicherweise eine Sende-/Empfangseinstellung anpassen.

Bessere Ergebnisse werden angezeigt, wenn der automatische Zyklus auf einen niedrigeren Wert, z. B. fünf Minuten oder sogar nur eine Minute, gesetzt wird. Befolgen Sie diese Anweisungen, um die Zeit zu ändern, um nach neuen Nachrichten in Outlook* 2010 oder Outlook 2007 zu suchen. Für Outlook 2010: Sie können mehrere Regeln und zugeordnete Ordner für verschiedene Nachrichtentypen konfigurieren. Um zu verhindern, dass Bilder in Outlook 2019, 2016, 2013 und 2010 heruntergeladen werden: MessageSave ermöglicht es Ihnen, Outlook-Ordner Dateisystemordnern zuzuordnen, sodass eine Nachricht automatisch in den entsprechenden Dateisystemordner gespeichert wird, wenn eine Nachricht verschoben oder in einen bestimmten Outlook-Ordner kopiert wird.